法讯║企业HR人力资源的合规之路：深入了解劳工法的重要性
【帕萨迪纳】在现今不断变化的商业环境中，企业的人力资源部门扮演着至关重要的角色。其中之一是确保公司在劳工法方面合规。尽管这项任务可能会占用大量时间和资源，但却是不可或缺的。前检察官、商会主席、亚凯迪亚市市长，现任亚市市议员、南加州知名审判出庭律师郑博仁(Paul P. Cheng, Esq.)，就企业主及企业HR人力资源部门，今年需深入了解的劳工法新规，及如何应对不断变化的法规环境，进行了以下讲解。
什么是人力资源合规性？
人力资源合规意味着遵守所有适用的劳工法。企业规模越大，经营地区越多，必须遵守的法规就越多。面对这一挑战，许多雇主依靠人才管理、软件、政策培训和工作流程来保护他们的业务。
人力资源部门需要了解哪些法律？
人力资源部门必须了解联邦、州和地方各级的大量法律以及工资和工时法规，以确保企业的合规性。其中比较基本的法规包括：
《公平劳动标准法》（FLSA）
《可负担医疗法案》（ACA）
《家庭和医疗休假法》
《民权法案》第七章
《职业安全与健康法》（OSHA）
《同工同酬法》（EPA）
《美国残疾人法》
什么是员工合规？
郑律师表示，员工合规是指员工熟悉其所在行业或工作的所有法律，并知道如何以合乎道德的方式开展业务。这通常需要程序培训和鼓励从错误中学习。如果只是简单地惩罚没有合规会引起恐惧和焦虑，并可能导致员工掩盖错误而不是报告错误。
人力资源部门在合规方面扮演什么角色？
由于合规需要整个组织的努力，因此人力资源部门的作用是创建诚信文化。在这方面做得好的企业通常有：
持续的员工沟通和教育
倡导道德与合规的高层领导
员工举报不道德行为的途径
在每个组织层面公平实施的政策
人力资源合规问题
从聘用到解雇或退休，人力资源合规问题往往会出现在聘用员工的整个周期中。其中包括：
歧视性招聘广告
招聘广告不得使用任何显示基于受保护信息或特征而偏好应聘者的语言。这包括但不限于种族、肤色、宗教、性别（包括性别认同、性取向和怀孕）、国籍、残疾、遗传信息或年龄。郑博仁律师提醒雇主，即使要求 “应届大学毕业生”也可能被视为歧视。有一些在线工具可以帮助您撰写不带偏见的职位描述，或者看看您的公司是否有符合最佳实践指南的模板。
不恰当的面试问题
在面试过程中，应避免提出暴露受保护特征、打探应聘者个人生活或透露与职位无关的从属关系的问题。询问任何这些话题不仅可能冒犯潜在员工，还可能使您面临就业歧视诉讼。相反，您可以问一些让应聘者展示其技能的问题。如果应聘者确实有残疾，并提出了合理的便利要求，您也不能以此为由拒绝聘用。
违法刑事背景调查
背景调查应由招聘经理以外的人员进行，并且只能在向应聘者发出有条件的录用通知后进行。一些城市和州还制定了 “禁查令 “法律，禁止雇主在招聘过程的某个阶段之前询问应聘者的犯罪记录。
没有被妥善保存的文件
员工和求职者都希望自己的个人信息得到保密。请将填写完整的申请表、简历、I-9 表格和其他文件保存在安全的位置，切勿将其随意放置在办公室内供他人查看。所有文件都应妥善保存，只有组织内获得授权的人才能查阅。
迟交新员工报告
子女抚养机构根据《全国新员工名录》中的记录来查找可能拖欠子女抚养费的父母。因此，当您雇佣或重新雇佣一名员工时，您必须在 20 天内通知指定的州立机构。在美国的某些地区，这一期限甚至更短，而且您可能会因违规而被罚款。
分类不当的工人
由于会影响加班工资和税款的支付，错误分类工人有时会导致严重的处罚。要正确处理分类问题，首先必须区分雇员和独立承包商。如果您不确定，IRS SS-8 表《为联邦就业税和所得税预扣目的确定工人身份》可以帮助您。接下来，确定哪些员工不受《公平劳动标准法》（FLSA）的约束，因为他们有权获得最低工资和加班费。
培训或入职培训不当
入职培训有助于新员工熟悉企业运营，了解企业政策和行为准则。了解适当行为以及如何报告骚扰和其他事件的员工有助于降低您的诉讼风险。有时，让新员工在最初几天见习同事工作也是有益的，这样他们就能知道如何安全、高效地工作。
工资和税款支付不准确
正确及时地支付员工工资对于保持员工士气和避免工资索赔至关重要。此外，您还需要计算工资税并向政府机构申报，否则将面临被审计或罚款的风险。使用薪资服务来自动计算、扣税和付款，有助于提高准确性和合规性，并为您节省时间。
不合规的请假政策和流程
员工休假合规很有挑战性，因为您必须在遵守联邦、州和地方休假法律与保持工作效率之间取得平衡。为减少责任，请确保您的政策和休假管理流程符合所有适用法规。
不公平的薪酬做法
除了规定同工同酬的国家法律《同工同酬法》外，美国多个州也有针对男女薪酬不平等的立法。虽然您可能完全打算遵守这些法律，但随着时间的推移，由于招聘、调动和晋升等原因，性别薪酬差距可能会在不经意间形成。在法律顾问的建议下定期进行薪酬审计有助于防止这种情况的发生。
医疗保险不足
医疗保险是许多雇主为员工提供的一项福利，但也可能是一项要求，具体取决于您的企业规模。如果您有 50 名或以上的全职或等同全职员工，您就必须遵守《平价医疗法案Affordable Care Act》的规定，提供医疗保险，否则将面临处罚。此外，按照《可负担医疗法案ACA》的标准，医疗计划必须是可负担得起的，并能提供最低价值。
工人赔偿管理不善
当工作现场发生事故时，必须尽快提出工伤赔偿索赔。坚持要求员工立即报告意外事故，并指导管理人员提交索赔的正确方法。您可以通过了解本行业的事故趋势和实施安全计划来防止可避免的伤害，从而进一步将风险降至最低。
工作场所冲突
员工可能因各种原因而心怀不满，但冷静的头脑必须占上风。当场或一时气愤而解雇员工可能会让您面临不当解雇的诉讼。处理不当的离职也会伤害留任员工的士气。通过定期征求员工的反馈意见并采取相应行动，您可以在员工发生冲突或辞职之前解决工作场所的问题。
拖欠最后工资
大多数州的法律都规定了必须支付最后工资的时间和方式。有些州要求您在员工最后一天工作时发放工资，因此，查看当地的相关规定非常重要。您还应及时更新记录，以防多付。自动发薪系统与其他人力资源工具适当整合，有助于确保员工只领取应得的工资和福利。
如何提高人力资源合规性
无论您是准备撰写招聘广告还是进行离职面试，都可以了解如何帮助避免在雇佣的任何阶段出现合规失误：
1. 记录公司政策
无论是在网上还是在员工手册中记录组织政策，都有助于让每个员工理解一致，使员工管理更加轻松。您可能想涵盖的一些内容可包括：
假期
首选时间跟踪方法
社交媒体指南
投诉程序
反歧视和反骚扰政策
病假
着装规范
工资表
仔细考虑您的指导方针，以免写出可能被误解或不能反映企业价值观的内容。正式文件还应经过法律顾问的审查，以确保其符合所有适用法律。
2. 随时了解法规
要在全公司范围内实现合规，就必须随时了解适用于企业的新法规和现有法律的更新。要牢牢把握监管形势，您必须做到以下几点：
阅读立法者发布的新闻稿，订阅劳工部和其他政府机构的更新信息。
定期审核自己遵守法规的能力，并让执行团队成员迅速处理任何不足之处。
通过关注政府网站和期刊上的讨论，预测未来的变化。
与其他人力资源领导者建立联系，并参加政府监管机构将发表讲话的会议。
咨询劳工律师，从外部角度了解影响企业的合规问题。
3. 与员工沟通
员工合规始于有效沟通。应定期提供有关道德行为和最佳实践的信息，并让组织中的每个人都能获取。传达的信息必须能被广大受众清晰理解，而不仅仅是人力资源专业人员，并应授权员工在发现可疑活动时畅所欲言。行政领导者若能认识到合规的重要性，并在日常行为中体现出来，将有助于提高这些宣传的持久影响力。
总之，企业HR人力资源部门需要深入了解劳工法，以确保公司合规并避免法律风险。尽管这可能需要时间和努力，但却是维护企业声誉和成功经营的关键因素。持续学习、定期审查政策、咨询法律专业人员和保持良好的沟通都是实现这一目标的关键步骤。
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